QsM#2 – Qualitätssystem Musikschule
Was kennzeichnet eine gute Musikschule – aus Sicht von Eltern und Kindern, Mitarbeitern, der Kommune, Partnern und der Gesellschaft? An welchen konkreten Merkmalen lässt sich die Qualität feststellen? Dies sind typische Ausgangsfragen für Musikschulen, die mithilfe von Qualitätsmanagement ihre Musikschule als Organisation verbessern wollen.
Das Qualitätszeichen „Musikschule im VdM" steht für die Qualität der Arbeit der öffentlichen Musikschulen: nach dem deutschlandweit verbindlichen Strukturplan, dem Lehrplanwerk und den Richtlinien des Verbandes deutscher Musikschulen (VdM). Diesen Qualitätsanspruch der Musikschulen im VdM, haben bis heute über 930 kommunale Entscheidungsträger als beste Form zur Erfüllung des musikalischen Bildungsauftrages bestätigt. Zu den Schwerpunktaufgaben des Verbandes gehört, diese Qualität als herausragendes Kennzeichen der Musikschulen im VdM zu sichern und stets weiterzuentwickeln.
1. Die Themenfelder
2. Der Bewertungsprozess
3. Die Schulungen zu QsM#2
4. Der Nutzen
5. Die Pilot-Musikschulen
6. Was sagen Musikschulen über QsM#2?
7. Information und Anmeldung
I) CAF – das Modell des Common Assessment Framework
Grafik „Common Assessment Framework 2020 mit seinen 9 Themenfeldern" (Quelle: KDZ)Bereits seit 1998 bietet der VdM seinen Mitgliedschulen „QsM – Qualitätssystem Musikschule“ als musikschulspezifisches Qualitätsmanagementinstrument auf der Basis des Excellence Modells der European Foundation for Quality Management (EFQM) an. Die Aktualisierungen des Ausgangsmodells wurden jeweils im QsM-Modell nachvollzogen. Nachdem die letzte Version von EFQM (EFQM 2020) keine wesentlichen Verbesserungen mehr für die Weiterentwicklung von QsM bot, fand der VdM in dem – auch von der KGSt empfohlenen – Modell des Common Assessment Framework (CAF), eine Alternative.
CAF ist ein Modell des Total Quality Managements (TQM), das vom öffentlichen Sektor in mehreren Ländern der EU für öffentliche Einrichtungen zur Selbstbewertung entwickelt wurde. An der Entwicklung von CAF waren auch die EFQM und die Deutsche Hochschule für Verwaltungswissenschaften in Speyer beteiligt. Für dieses Modell sprachen vor allem sein ganzheitlicher Ansatz, die Verwaltungsnähe, seine Anwenderfreundlichkeit ebenso wie seine Anschlussfähigkeit an die bisherigen Qualitätsmanagementangebote des VdM, insbesondere an das frühere QsM und den interkommunalen Leistungsvergleich EDuR.
Im Modell CAF wird davon ausgegangen, dass Organisationen hervorragende Ergebnisse für Bürger (Nutzer), Mitarbeiter und die Gesellschaft erzielen, wenn die Führung die notwendigen Rahmenbedingungen dafür schafft. Das heißt im Einzelnen, dass sie geeignete Strategien und Pläne entwickelt, die Mitarbeitenden danach einsetzt, Partnerschaften nutzt, Ressourcen effizient verwendet und optimale Abläufe (Prozesse) sicherstellt. Im Sinne eines ganzheitlichen Ansatzes wird die Analyse aus verschiedenen Blickwinkeln vorgenommen, vor allem aus Sicht der Nutzer, der Mitarbeiter und der Partner.
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II) QsM#2 – Qualitätssystem Musikschule
Auf der Basis dieses Modells hat Dr. Friedrich Soretz, Organisationsberater und bereits seit vielen Jahren Schulungsleiter des VdM für QsM, das neue Qualitätssystem QsM#2 unter Mitwirkung des Fachausschusses Qualitätsmanagement des VdM entwickelt.
Mit QsM#2 liegt nun ein aktuelles, auf die Belange von öffentlichen Musikschulen zugeschnittenes Qualitätssystem auf der Basis eines national und international anerkannten Modells vor: als Kompass zur systematischen Weiterentwicklung der eigenen Musikschule.
1. Die Themenfelder
Bei QsM#2 und den dazugehörigen Schulungen geht es um neun Themenfelder:
- Themenfeld 1: Führung
Wie geben Schulleitungen der Musikschule eine grundlegende Orientierung und wie gestalten sie Aufbau- und Ablauforganisation zweckdienlich aus?
- Themenfeld 2: Strategie und Planung
Wie wird eine belastbare Planung für einen längeren und einen mittleren Zeithorizont ausgearbeitet?
- Themenfeld 3: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Mitarbeiterbezogen Aktivitäten, von der Bedarfsplanung über die Mitarbeitergewinnung, Betreuung, Förderung, Beteiligung bis hin zu den klassischen Verwaltungstätigkeiten.
- Themenfeld 4: Partnerschaften und Ressourcen
Alle Aspekte, die jenseits von persönlichen Ressourcen benötigt werden: Finanzen, sachliche Ressourcen, ein geeignetes Netzwerk von Partnerschaften usw.
- Themenfeld 5: Prozesse
Unterricht, Vorspiele, Ensemble usw. als Kernprozesse, daneben auch z. B. die Entwicklung neuer Angebote, das Marketing, die Betreuung der Adressaten usw. Der Kernprozess Unterricht wird hier eingehender betrachtet als bislang.
- Themenfeld 6: adressatenbezogene Ergebnisse
Ermittlung der Zufriedenheit der Schüler und deren Eltern sowie ggf. weiterer Nutzer und Interessengruppen.
- Themenfeld 7: Mitarbeiterbezogene Ergebnisse
Ermittlung der Zufriedenheit und des Engagements aller Mitarbeiter, insbesondere der Lehrkräfte.
- Themenfeld 8: Gesellschaftsbezogene Ergebnisse
Inwieweit nimmt die Musikschule ihre gesellschaftliche Verantwortung wahr, und wird dies auch von den gesellschaftlichen Interessengruppen (jenseits der Schüler und Eltern) so wahrgenommen?
- Themenfeld 9: Wichtigste Leistungsergebnisse
Sowohl wirtschaftliche Ergebnisse als auch solche, die die künstlerische und pädagogische Leistungsfähigkeit der Musikschulen abbilden.
Die Steuerungsgruppen lernen dabei die Grundlagen des Qualitätsmanagements nach CAF kennen, befassen sich mit den Themenfelder des QsM#2-Modells und ihrer Umsetzung, mit dem Umgang mit Daten und Kennzahlen im Qualitätsmanagement und lernen schließlich Methoden, wie sie im Anschluss an die Analyse Verbesserungsideen auswählen und anschließend als Projekte umsetzen.
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2. Der Bewertungsprozess
Kerngedanke des CAF-Modells, das eine große Autonomie der anwendenden Organisation (in unserem Fall also der Musikschule) bietet, ist die Selbstbewertung. Die Organisation führt die Bewertung selbst durch und lässt sich dabei z. B. durch externe Berater oder Kollegen einer anderen Musikschule allenfalls unterstützen.
Bei der Selbstbewertung geht es um vier zentrale Aspekte:
- Anhand der Selbstbewertung gewinnt eine Organisation Informationen darüber, in welchen Aspekten sie sich verbessern sollte.
- Bei wiederholten Selbstbewertungen kann eine Organisation feststellen, ob und in welchem Maße sie sich seit der letzten Bewertung verbessert hat. Bewertungen sollten in der Regel alle zwei Jahre wiederholt werden.
- Anhand von herausragenden Einstufungen lassen sich vorbildliche Praktiken identifizieren, von denen u. a. andere Organisationen profitieren können.
- Im Austausch über die Bewertungen mit geeigneten Partnerorganisationen können die Partner voneinander lernen. Da es sich um Selbstbewertungen handelt, ist die Aussagekraft eines Vergleichs allerdings begrenzt.
Die Selbstbewertung folgt einem vierstufigen Schema, dem der PDCA-Zyklus zugrunde liegt (Plan – Planen -> Do – Durchführen -> Check – Überprüfen -> Act – Handeln/Verbessern).
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3. Die Schulungen zu QsM#2
a) Dauer der Implementierung
Die Einführung von QsM#2 wird durch Schulungen begleitet. Der Projektplan ist auf 10 bis 12 Monate angelegt.
b) Beteiligte Personen und Personalaufwand
Eine Steuerungsgruppe von fünf bis acht Musikschulvertretern nimmt an den Schulungen teil und sorgt für die Implementierung/Umsetzung des Qualitätsmanagementsystems an der Musikschule. In ihr sollten Schulleitung, Verwaltung und Lehrkräfte vertreten sein, aber auch ein möglichst breites Meinungsspektrum der jeweiligen Musikschule..
c) Form der Schulungen
Die Schulungstermine können gemeinsam mit QsM#2-Steuerungsgruppen weiterer Musikschulen wahrgenommen werden, was mehrere Vorteile haben kann. Denn von diesen kollegialen Kontakten geht sehr viel Motivation und fachlicher Austausch aus, der das Verständnis der Materie erleichtert und den eigenen Horizont bereichert: „Voneinander lernen“ als ein zentrales Prinzip der QsM#2-Idee. Zusätzlich ermöglichen gemeinsame Schulungen eine Kostenreduzierung.
d) Zeitlicher Aufwand für die Implementierung
Innerhalb eines Jahres finden fünf ganztägige Workshops statt. Für die weitere Bearbeitung der 28 Kriterien in der Zeit zwischen den Workshops in der QsM#2-Steuerungsgruppe sollte für jedes Kriterium im Durchschnitt etwa eine Stunde kalkuliert werden. Hinzu kommt die Durchführung von Befragungen, die Umsetzung von Maßnahmen und die Kommunikation des Prozesses.
e) Kosten der QsM#2-Fortbildung
Die Teilnahmegebühr beinhaltet die Kosten für die Schulungen und das Material. Die Gesamtkosten der Implementierung im Zeitraum von ca. zwölf Monaten ist abhängig davon, ob die Schulungen allein (für eine Musikschule) durchgeführt werden oder zusammen mit weiteren Musikschulen. Gruppen bis zu fünf Musikschulen sind möglich. Eine weitere Kosteneinsparung ist möglich, wenn die 2. und die 4. Schulung nicht vor Ort in Präsenz, sondern digital in Form einer Online-Schulung durchgeführt werden.
Genauere Information zu den Kosten finden VdM-Musikschulen im VdM-Mitgliederbereich (unter „Dokumente").
f) Ergebnisse und Beurkundung
Nach vollständigem Abschluss der Implementierung erhält die Musikschule das QsM#2-Zertifikat in Form einer Urkunde und eine QsM#2-Plakette. Die Mitglieder der ständigen Steuerungsgruppe erhalten jeweils ein Teilnahme-Zertifikat..
g) Perspektiven
Nach Abschluss des Einführungsprojekts gewinnt die Arbeit mit QsM#2 eine andere Form, über die die Schulleitung und die QsM-Steuerungsgruppe selbst entscheiden. QsM#2 zielt auf einen langfristigen Kreislauf von Planen – Durchführen –Bewerten – Verändern/Verbessern. Dies soll auch Bestandteil der Unternehmenskultur der Musikschule werden.
Nach vier Jahren oder bereits zuvor gibt es die Möglichkeit der QsM#2-Rezertifizierung.
g) Beratung
Wenn Sie sich genauer über QsM#2 informieren möchten, wenden Sie sich bitte an Claudia Wanner in der Bundesgeschäftsstelle des VdM: wanner( at )musikschulen.de, Tel. 0228 / 95706-21.
Eine Anmeldung zur Teilnahme an QsM kann nur bei der VdM-Bundesgeschäftsstelle erfolgen.
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4. Der Nutzen
Mit der Implementierung von QsM#2 wird die Musikschule ihr eigener Unternehmensberater, denn das System entfaltet seine größte Dynamik in der Anregung zu Prozessen der Organisationsentwicklung auf allen Ebenen: von der umfassenden Steuerung der Musikschule auf der Leitungsebene bis hin zur Verbesserung der persönlichen Arbeitsabläufe. Die Stärke dieses Managementinstruments liegt in der Anleitung zum systematischen und kontinuierlichen Verbesserungs-Handeln. Mit der systematischen Dokumentation ihres Leistungsstands in den verschiedenen Bereichen gelangen die Musikschulen dabei zu einem auch für Außenstehende nachvollziehbaren konkreten Nachweis. Als zukunftweisende, vielerorts auch modellhaft wirkende Management-Fortbildung zur Organisationsentwicklung bietet die Arbeit mit QsM#2 nachhaltige und langfristige Wirkungen. QsM#2 ermöglicht den Musikschulen, den Weg einer Lernenden Organisation zu gehen, die danach strebt, sich stets weiterzuentwickeln, und dabei individuelle Profile zu erarbeiten, ohne allein dem finanziellen Anpassungsdruck zu unterliegen.
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5. Die Pilot-Musikschulen
Im September 2023 startete die Pilotphase mit einer „Süd-“ und einer „Nord-Gruppe“.
Als langjährig in QsM erfahrenen Musikschulen mit mehrfachen Rezertifizierungen begannen die Musikschulen in Sachsen-Anhalt ebenfalls, das neue QsM#2 in einem Pilotprojekt zu erproben. In Sachsen-Anhalt haben Ende Oktober/Anfang November 2024 bereits die Kreismusikschule „Bela Bartok“ des Salzlandkreises, die Kreismusikschule Mansfeld-Südharz „Carl Christian Agthe“, die Kreismusikschule des Burgenlandkreises, die Kreismusikschule Harz – Eigenbetrieb des Landkreises Harz, die Musikschule „Johann Friedrich Fasch“ Zerbst, die Musikschule „Johann Sebastian Bach“ Köthen (Anhalt), die Musikschule „Gottfried Kirchhoff“ Bitterfeld-Wolfen, die Musikschule „Heinrich Berger“ Coswig und das Konservatorium „Georg Friedrich Händel“ Halle (Saale) die QsM#2-Schulungen erfolgreich abgeschlossen.
Kurz danach, am 11. November 2024, hat die „Nord“-Gruppe mit der Musikschule Kassel e. V., der Kreismusikschule Kon.centus (Neubrandenburg), der Kreismusikschule Peine und der Kreismusikschule Rotenburg sowie am 18. November 2024 die „Süd“-Gruppe mit der Musikschule Bad Vilbel und Karben e. V., der Musikschule Stadt Crailsheim, der Stuttgarter Musikschule und der Musikschule Waghäusel-Hambrücken e. V. die QsM#2-Implementierung abgeschlossen.
Die Erfahrungen und Rückmeldungen aus dem Pilotprojekt sprechen sehr für das neue, nochmals nutzerfreundlichere, weiterentwickelte QsM#2 und seine positiven Wirkungen auf die Musikschulen. Nach dem erfolgreichen Abschluss des Pilotprojektes im Herbst 2024 können ab dem Jahr 2025 nun alle VdM-Musikschulen an QsM#2 teilnehmen.
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6. Was sagen Musikschulen über QsM#2?
„Wir sind sehr froh, am neuen QSM#2 teilgenommen und so einen großen Prozess der gemeinsamen Arbeit an der stetigen Verbesserung unserer Kreismusikschule gestartet zu haben. Gerade im Bereich von Strukturen, Zuständigkeiten und langjährigen Fragestellungen konnten wir bereits im gesamten Musikschul-Team große Erfolge erzielen und freuen uns auf die weitere, stetige Arbeit mit dem QSM#2.“
Sven Trümper (Leiter der Kreismusikschule Peine)
„QsM#2 hat unser Leitungsteam in vielerlei Hinsicht sehr nach vorne gebracht. Dadurch, dass wir unsere Kreismusikschule in ihrem Gesamtgefüge einmal komplett unter die Lupe genommen haben, sind wir auf viele Dinge gestoßen, welche wir verbessern möchten. Mithilfe von QsM#2 haben wir uns im Team die Zeit genommen, über viele Dinge im Team zu diskutieren und zu sehr vielen ‚besseren Lösungen‘ für die KMS zu kommen. Es hat viel Spaß gemacht, auch wenn es natürlich einiges an Zeit benötigt. Ohne dieses hätten wir uns niemals so intensiv mit allen Teilbereichen der KMS beschäftigt! Ein tolles Konzept!“
Meike Pesch (Leiterin der Kreismusikschule Rotenburg)
„Die QsM-Mitarbeit hat aus einem großen Teil unseres Kollegiums wieder ein Team gemacht – das war nach den Einschränkungen der Coronazeit leider doch sehr in Vergessenheit geraten. Wir nehmen sehr viel mit und freuen uns darauf, das, was wir gelernt und erfahren haben, auch in Zukunft anzuwenden.“
Barbara Kochendörfer (Leiterin der Musikschule Crailsheim)
„Völlig klar, dass es großer Anstrengungen bedarf, die Musikschulen zukunftssicher und zeitgemäß aufzustellen. QSM#2 ist das geeignete Mittel, die Schule nach allen Qualitäts-Kriterien zu durchleuchten. Dank der hervorragenden Anleitung und Führung durch das Schulungsteam gelingt es, Prioritäten zu setzen und direkte Handlungsgebote abzuleiten. All das in anregender und kollegialer Atmosphäre zu bewerkstelligen war ein großartiges Erlebnis und eine teambildende Maßnahme, die gerne zum Standard werden kann." Wolfgang Hasleder
(Leiter der Kreismusikschule Kon.centus, Neubrandenburg)
„Unsere Arbeit messbar machen, Abläufe strukturieren, neue Ideen umsetzen und Dinge zu verbessern, das ist QsM#2! Qualitätsmanagement sollte in der heutigen Zeit für jede Musikschule ein Thema sein.“
Sebastian Wolf (Leiter der Musikschule Kassel e. V.)
„Wir sind in dem Verfahren als Team zusammengewachsen, konnten Stärken und Schwächen unserer Musikschule herausarbeiten und einiges in die hoffentlich richtige Richtung anstoßen.“ Ragnar Kaesche (stv. Schulleiter der Kreismusikschule Rotenburg)
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7. Information und Anmeldung
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